Le parcours complet
Rien à installer sur les postes, rien à demander au service informatique pour commencer. Voici le chemin complet, y compris ce qui ne se fait pas tout seul.
Une fois, pour toute l'organisation.
Aperçu
Classique horizontal, compact vertical, avec photo, institutionnel, gouvernemental — on choisit celui qui ressemble le plus au résultat voulu, et on ajuste.
Identité, coordonnées, logo, réseaux sociaux, bannière, mentions légales. On glisse, on règle les couleurs et les tailles, l'aperçu suit. Rien n'est publié tant qu'on n'a pas cliqué sur « Publier ».
Les couleurs de l'organisation, saisies une fois, servent de point de départ aux gabarits créés depuis un modèle — plus de bleu d'exemple à remplacer à la main.
Collez le HTML d'une signature déjà utilisée : la plateforme en tire un gabarit modifiable plutôt que de vous faire tout refaire.
Trois chemins, du plus simple au plus automatique.
C'est l'étape où les projets de signature échouent d'habitude.
L'employé ouvre le portail, entre son adresse, reçoit un lien d'accès. Sa signature l'attend, déjà remplie à son nom.
Treize guides — Outlook (bureau, web, nouveau), Gmail, Apple Mail, Thunderbird, iOS, Android — rangés par plateforme : Windows, Mac, Téléphone. Chaque étape dit où cliquer, et les avertissements sont posés là où l'on risque de se tromper, pas regroupés au bas de la page où personne ne les lit.
Son cellulaire, ses pronoms, sa photo : vous cochez ce qui lui appartient. Le reste est en lecture seule.
Voici votre signature, Camille
Objet : Suivi de notre appel
Bonjour,
Voici le calendrier dont nous avons parlé. Bonne fin de journée,
Et, tout aussi important, ce qui ne se passe pas.
Il rend la signature au moment où on la demande : un gabarit publié, un titre corrigé, une bannière lancée s'y voient immédiatement.
Elle s'affiche du 1er au 30, puis disparaît — y compris dans les signatures déjà collées, si vous laissez la plateforme servir l'image.
C'est du HTML copié dans une messagerie : personne ne peut le réécrire à distance. Un changement de titre demande à l'employé de reprendre sa signature au portail — ou l'annuaire branché, ci-dessous.
Sauf la bannière, justement.
Avec lui, la plateforme repose les signatures dans les boîtes sans que personne n'y touche. Sans lui, l'employé reste maître du dernier geste. Les déclencheurs partent fermés : une signature posée dans une boîte ne se reprend pas, on les ouvre quand on a regardé.
Microsoft 365 ou Google Workspace, forfait Pro et plus.
Le cas particulier qui mérite d'être dit.
Microsoft n'expose pas la signature d'une boîte : aucun outil au monde ne peut l'écrire à distance dans Outlook. Deux chemins existent, et nous les prenons tous les deux — l'employé colle la sienne depuis le portail, ou vous installez l'add-in Outlook, qui compose la signature au moment de la rédaction et reste donc toujours à jour.
Gmail, lui, accepte l'écriture directe : avec Google Workspace branché, les signatures sont posées sans que l'employé ait quoi que ce soit à faire.
Pour une organisation de trente personnes.
Pour commencer
Le forfait gratuit couvre cinq employés et un gabarit — de quoi voir ce que ça donne sur vos vraies coordonnées avant d'en parler à qui que ce soit.
Une question qui n'a pas sa réponse ici ? La liste complète des fonctions est plus détaillée.